Referat Organizarea Si Functionarea Secretariatului La O Institutie Publica

  • Nota 10.00
  • 0 comentarii
  • Publicat pe 30 Aprilie 2016

Descriere Referat

    Institutiile publice sunt diferite, in functie de sectorul administrat. Astfel, avem organe centrale ale administratiei de stat din care fac parte guvernul si ministerele, organe locale precum primariile si consiliile locale, dar exista si institutii publice la nivelul agentilor economici, la nivelul unitatilor de diferite profiluri din care fac parte academiile, institutiile de invatamant superior, scolile, etc. Prin urmare, si structura, dar si forma de organizare, importanta la nivelul socialului, numarul de functii si atributiile lor difera in functie de tipul de organizatie.
Secretariatul este “baza de date”, “procesorul” oricarei institutii. Toate actele unei institutii, vazuta ca o colectivitate ierarhizata, trec prin secretariat, unde sunt centralizate, analizate, arhivate, etc. Birotica a aparut ca o nevoie de o organizare eficienta, clara a datelor. Este evident ca absolut orice tip de activitate trebuie administrata. Calitatea muncii de secretariat a crescut odata cu perfectionarea tehnicilor de comunicatie.
Secretariatul, motorul institutiilor publice, indeplineste mai multe functii: preia informatiile, se documenteaza, asista direct conducerea, asigura functia de aprovizionare, de filtru si legatura pentru solicitarile de contacte, etc. Secretariatul este nucleul impozibil de eliminat intrucat el presupune tot felul de activitati, atributii, sarcini complexe, cu un impact esential, decisiv pentru buna desfasurare a activitatii institutiei.
Desi nu se mai numesc secretare ci assistent manager, aceste functionare isi distribuie activitatea intre cele mai importante procese de la nivelul institutiei: cele informationale si cele decizionale.
Referatul de fata este structurat in 2 capitole si are o prezentare in Power Point cu 16 slide-uri.

    Extras din referat:

    “ Activitatea de secretariat
    Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale este şi activitatea de secretariat.
    Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta. 
    Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.
    Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul. 
    Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare → control.     Secretara trebuie să creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii. 
    In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.”

Descarca referat